年に一度の総会出席者を増やす方法

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マンション管理組合での運営で毎年理事会が悩んでいたことに、総会出席者が少ないということがあります。

基本的に出席される方は、管理組合運営に関心のある方たちなので、出席メンバーが固定化される傾向にあります。

これは顧問契約している当マンション管理士から聞いたのですが、他のマンションも総会出席率の低さに悩んでいる組合が多いそうです。

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経年するほど出席者が少なくなっていく

マンションが建設された最初の年の総会はほとんどの居住者が出席されます。

これはマンションを購入して最初ということ、通達が来るのでどういうものか参加してみるということから出席者が多くなります。

失礼ながら管理組合の意味もほとんどわからないまま出席される人が多いと思われます。

※私はそうでした。

でも出席しても訳もわからず議事が進行していき、皆さん挙手して終わりみたいな感じで終了します。

そして毎年出席しても同様なので、時間を割いて出席しても何も意味がないと感じる方が大半だと思います。

新築マンションなら尚更です。

新築だからほとんど問題がない。

議論になっても当事者だけの話で、こちらからすれば何を話しているのか意味がわからない。

だから年々出席者が減ります。

当マンションも5年目から急激に出席者が減って、3分の1ぐらいまでになりました。

そして7年目には5分の1ぐらいまで減ってその後は決まった居住者のみの総会になっていきました。

逆に居住者が自然に参加する時は、積立金の変更と大規模修繕の決議を取るときぐらい、つまり自分達に直接関係することが分かる議題の時ぐらいです。

居住者に参加するメリットを感じさせる

出席しても意味がないと感じれば、出なくなるのは当然です。

私も10年目以降は「議長に一任」で票を出すようになりました。

そして理事長になってやはりこれはいけないと思い、出席したら意味のある総会にする為、理事会で策を考えました。

浅はかな考えかもしれませんが考えたのが、出席者に方には自治体指定ごみ袋を無料配布します、と掲示しました。

そしたらそれだけで参加者はいつもの1.5倍となりました。

結構、効力があるものです。

商品を餌にという言い方すれば、申し訳ないですが参加者をまず増やすことが必要ですので、その方法も1つありだと思います。

ごみ袋ぐらいであればそんなに費用掛かりません。

それに居住者からは結構喜ばれました。

そしてせっかく参加していただいたので、いわゆる馴れ合いの総会にならないように、議題の説明をしっかり行い、居住者の皆さんに関係のあることを理解してもらうための説明を心がけるようにしました。

一部の居住者だけで話をしたり意見を聞いたりすると他の人が話しずらくなるので、なるべく質問がやりやすいように、また少し専門的な話は具体例を上げて分かりやすいようにしました。

そうすると初参加者からは、この意味が初めてわかったとか、ここはどうなっているのかとか積極的な質問が出るようになったので、この試みも少しは良い形になったかなと理事会でも話題になりました。

この方法は当マンション管理士も良い事例として他のマンションでも試してみますと言ってました。

最後に

ここで紹介した方法が良いやり方とは言えません。

あくまで当マンションではうまくいった事例です。

でも一番良くないのが何もしないことだと思います。

何もしなければ変わることはありません。

良いか悪いかは行動して初めてわかることです。

うまく行かなくてもそれを反省して次に生かせばいいのです。

そしてそのような行動を居住者の方は見ています。

そしたら必ず応援する人が出てきます。

当マンションでも自分達が思ったより多くの居住者が応援したり、声がけしたりする方が出て来ました。

そのような声をもらうと、やはり気持ちとして嬉しいです。

当理事会はこんな形で少しずつ悩みをクリアするようにしていました。

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