管理会社の繁忙期を避けた定時総会の開催について

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • 0

bangkok-682056_640

マンション管理組合で1年に1度開催される定時総会ですが、一番多いのは5月ではないかと思われます。

それは会計計算期間が4月から翌年3月と規約で定めているところが多いからです。

期末が3月であれば、その後2ヶ月以内に総会を開催するようになっているようなので、定時総会が5月開催となってしまいます。

スポンサーリンク

定時総会が5月だと管理会社担当者のパフォーマンスがどうしても下がる

当マンションも期末が3月でした。

従って毎年5月に定時総会となっていました。

そして私達理事会役員で初めて定時総会した時に感じたことがあります。

管理会社担当者の対応がいつもより遅い!

定時総会の前は議案提出や修正、調整などいろいろ管理会社担当者とやりとりすることが多くなります。

でも電話に出なかったり、依頼事をしても対応が遅かったり、果ては忘れていたりということがありました。

最初は注意をしていたのですが、よく見ると非常に忙しいそうなので、理由を聞くと

「他のマンションの定時総会の準備と重なっているので忙しい」

とのことでした。

どうやら1年のうちで4、5月が一番忙しいようです。

でもそれが理由で当マンションの対応が疎かになっても困ります。

期末を変更すれば管理会社を効果的に活用できる

管理会社のパフォーマンス低下を見て、当理事会は考えました。

簡単に考えれば5月以外に定時総会をすればいいのでは、という意見が出ました。

そこで管理会社担当者に聞いて総会が集中する月を確認しました。

  • 1番目が4から5月(期末が3月)
  • 2番目が10から11月(期末が9月)

これ以外であれば管理会社としては、非常にあり難いという意見でした。

次に理事会で協議中に出た話を聞いてみました。

ある役員の方がよくよく考えれば、当マンションでも5月は子供の運動会、町内会のレクレーションなどのイベントが多いため、居住者の出席も調整が難しいという意見を聞いたことがあると言いました。

そこで早速私の妻に確認したところ、

「総会が5月にあるからマンションのお母さん達、イベントだらけで大変なのよね。」

「しかも最近の5月は暑いしね。」

と言いました。

これらの話をまとめて、当理事会では期末の変更を行う協議に入りました。

マンション管理組合の会計は単式簿記でそんなに複雑でもないので、期末の変更は基本的に何も問題はありません。

懸念は20年近く5月に開催してきたので変更することによる戸惑いぐらいです。

でもこれも慣れればなんて事はありません。

そうして当マンションでは協議した結果、7月を期末にして9月の最終週の週末に定時総会を開催するように理事会で決議しました。

尚、7月を期末にした理由は以下の通りです。

  • 期末を3月から7月に変更しても管理組合運営には何も支障ない
  • 定時総会を9月にすることにより管理会社を効果的に活用できる
  • 9月は町内イベントは少ないので総会に参加しやすい時期である
  • 9月の最終週ぐらいになると、涼しくなる

早速、管理規約の変更を行い、総会で期末変更の説明を上記理由から行うことを説明しました。

結果、異論なく決議できました。

最後に

期末変更後に開催した最初の定時総会は管理会社と蜜にやりとりすることができたので、理事会としても管理会社を効果的に活用できる実感は十分に感じました。

レスポンスがやはり違います。

印刷物も多くなり、急いで対応してもらう必要がある時に、これは助かります。

また居住者からも

「9月開催は涼しいし、参加しやすいからいいね。」

という言葉を聴いたので、当理事会としても今回は良い変更だったと役員皆さん思っているようでした。

またこの事例は顧問契約しているマンション管理士も良い事例として、他のマンションに提案して見ますと言ってました。

やってみてわかることですが、このような変更は難しくありません。

問題は誰がやるかです。

1人では出来ませんが、そのような意識を持っている人たちが数人集まれば、

「やってみよう」

という意見は必ず出ますよ。

スポンサーリンク

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする

スポンサーリンク