コミュニケーション活性化への取り組み

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理事会運営をしていく上で、どうしても必要と感じることが居住者の協力です。

まずは総会への参加。

普通に通達を出しても出席可否の提出もしてくれません。

まず普段無関心な管理組合に対し、1年に1回程度の催し案内が来ても気にすることがなく、郵便ポストへ投函されている物のチラシといっしょに捨ててしまう人もいます。

中には記載の方法もわからず、出さない人、何も書かずに提出する人、いろいろいます。

当マンションでは大体、20%程度が期日までに提出していました。

でも、それでは管理規則の変更時や修繕積立金の改正時には議決することができないので、理事会役員が戸別訪問で催促するようにしています。

しかし根本は管理組合の運営に興味が無いための無関心が、このような結果になっていると考え、当理事会主導でまずは居住者間のコミュニケーションを活性化する必要があると判断しました。

そして具体的にとった施策は以下の通りです。

  • 年末に居住者総出で大掃除を行う
  • 消防訓練を年1回行う
  • 集会所の積極的な利用を提案

これらを行うことを居住者に把握してもらう為、管理組合年間スケジュール表を作成し、掲示板に掲示しました。

年末大掃除は11月から通知を行い段取りなどを掲示板に掲示していたら、居住者の方が個別に、

「何々をしてもいいですか。餅つきもいっしょにしませんか。」

などいろいろな提案がありました。

そして大掃除当日、ビックリしたのが居住者の半数以上の人が参加してくれたのです。

想定外でした。

理事会の予想では3分の1集まればいいと考えていたので、結果は嬉しい誤算となりました。

これを聞いて思ったのが、丁寧に通知すればマンション内で何かやれることがあったら積極的に参加する人は意外と多いことです。

決して協力しないのではありません。

今まで誰も声を上げてくれなかったのです。

誰かが旗振りをすれば、人は協力するのです。

同様な感じで消防訓練を行った時も、かなり集まりました。(この時は女性ばかりでしたが。)

このようなイベントを開催すると自然とおしゃべりも活発になります。

皆さん居住暦も長いので、元々顔見知りの人ばかりです。

イベントが話のネタやきっかけとなり、おしゃべりも弾んでいます。

そこに理事会役員がいれば、自然といろいろな提案や問題点が出てきます。

これが理事会の新たな議題になっていきます。

コミュニケーションを強制するのではなく、自然と起こるように環境を整える、段取りを行う、これが理事会に必要と感じました。

集会所の積極的活用もこのような場から、理事会が考えなくても居住者から提案がきました。

着付け教室を開催してもいいのか、地域の役員会議に使用していいのか、など。

このようなせっかくの提案は実行したいので、すぐに管理規則の規約変更を行い対応できるようにしました。

居住者が住みやすくするための段取りを行うのが理事会の仕事です。

そしたら居住者の皆さんもマンション全体で何か必要がある時は自然と協力します。

私は理事長になって一番感じたのは、多くの居住者と話ができる関係が出来たことがことです。

理事長する前は、皆さんよそよそしいと勝手に思っていましたが、それは違います。

きっかけがないのです。

私はそのきっかけを与えてくれた当管理組合と理事会に感謝します。

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