理事会役員の明確な役割分担

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当理事会の役員は役職が以下の構成になっています。

  • 理事長
  • 副理事長
  • 会計担当理事
  • 建物担当理事2名
  • 監事

5名の役員と監事が1名です。

でも私達が就任するまでは何でも理事長が担当するような状態で、他の方はいわゆる名ばかり理事でした。

でも、他のマンション管理組合の話を聞いても、大体そんな状態のようです。

そもそも役員を割り当てられても何をしていいかわからないし、誰も教えないので仕方ないです。

そして居住者も何でも全て理事長にお願いしてしまうのです。

だから理事長を誰もやりたがらないのです。

負担が多いイメージがありますし、実際これでは負担が多すぎます。

そこで当理事会は管理規約の明記してあることをわかりやすく簡潔にして、まず理事会役員の方に明確な役割を説明しました。

  • 理事長は議事進行と取り纏めを行う
  • 副理事長は理事長の補佐をする
  • 会計理事は会計を毎月チェックする
  • 建物理事の1名は月1回建物や施設に電球切れ、ひび割れなどの不備がないかチェックする
  • 建物理事の1名は無許可自転車やバイクのチェックを適時行う

以上、各位これ以外のことは原則しない。

と掲げました。

手分けすれば負担もありません。

建物チェックなんどは犬の散歩のついでに見てもらうとかしてもらえればいいのです。

会計チェックはマンション管理士といっしょにチェックすればいいのです。

私は議事進行を行うため、議案の取り纏めなどの段取りをすればいいのです。

理事長1人では全てを実行することは負担ですし、そもそも出来ません。

私も普段は仕事をしています。

限られた時間で理事会を運営するには仕事を分担しなければいけません。

そして分担すればほとんど負担はありません。

調整するのは月1回の理事会参加の時間ぐらいです。

そしてこの事を居住者に理解してもらうため、理事会役員の役割を掲示板に貼り出しました。

誰が何をしていることを把握してもらうことと、次に理事会役員を担当していただいた時、自分の役割を理解してもらう意味があります。

理事長に指名された方は、大体嫌がる傾向にあると思います。

実際、当理事会でも私達から最初に理事会引継ぎした時は、次の理事長が負担を懸念されていました。

でも役割を丁寧に説明し、負担はほとんどないことを伝えたら納得しました。

マンション管理士からもサポートすると言ってくれたので安心感を持って引継ぎいでくれました。

その引継ぎが上手くいけば、次の引継ぎも運営もスムーズにいきます。

そうして理事会の運営方法や役割が浸透していきます。

全てが上手く行ってはないですが、一昔前までの手付かず状態からは脱却することができたので、今はホッとしています。

結果的に情報開示ということをしたのですが、その方法を居住者にわかりやすく伝えることが大事だということが勉強になりました。

これは自分の仕事にも応用できるなと私は感じました。

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